Mitarbeiterbefragung: Ziele, Auswertung, Software, Datenschutz

Das moderne Feedbackinstrument – alles rund um Mitarbeiterbefragungen

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Moderne Mitarbeiterbefragung – flexible Mitarbeiter- oder Pulsbefragungen durchführen und Mitarbeiter-Feedback in Verbesserungsprozesse einfließen lassen

Was bringt eine moderne Mitarbeiterbefragung?

Worauf muss ich bei der Erstellung einer Mitarbeiterbefragung achten?

Wie führen die Auswertungen zu zielwirksamen Folge- und Veränderungsprozessen?

Hier beantworten wir diese und viele weitere Fragen rund um das Thema. Mit wertvollen Tipps für die Auswertung und Evaluation der Befragung, einem Best-Practice Musterfragebogen zum Download, wichtigen Hinweisen zum Datenschutz, Dos und Don’ts für die Umsetzung – und vieles mehr.

Inhalte

Warum Sie Ihren Mitarbeiter:innen zuhören sollten

New Work und Arbeit 4.0 sind lange keine Buzzwords mehr, sondern etablieren sich schon heute in unserer Arbeitswelt. Im dynamischen Zeitalter der Digitalisierung werden flache Organisationsstrukturen, Entscheidungsfreiräume und flexible Arbeitszeiten immer wichtiger.

Welche Rolle spielt dabei die Stimme der Mitarbeiter:innen (HR-Jargon: employee voice) und wie kann ich sie über das ganze Unternehmen hinweg hören?

Mit Mitarbeiterbefragungen erhält jeder der Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, seine beziehungsweise ihre Stimme zu erheben. Die Funktionsweise von Befragungen ist vergleichbar mit einer Pulsmessung bei den Mitarbeiter:innen als operativer Arm des Unternehmens. Der Mehrwert liegt jedoch nicht in der Pulsmessung selbst, sondern in der anschließenden Behandlung bei Bluthochdruck.

Was bringt eine moderne Mitarbeiterbefragung?

Das Feedback der Mitarbeiter:innen ist in vierlerlei Hinsicht der Schlüssel zum Erfolg. In einer Mitarbeiterbefragung werden Mitarbeiter:innen systematisch nach ihren Meinungen und Einstellungen zu verschiedenen Themen befragt, welche für die Unternehmensziele und -strategie relevant sind. Durch die Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung wird so auch die interne Kommunikation gefördert.

„Mithilfe von Mitarbeiterbefragungen und deren Analyse können Einblicke in unternehmensinterne Personalprozesse gewonnen, Brennpunkte im Unternehmen frühzeitig identifiziert und mit gezielten HR-Maßnahmen strategisch zu den Unternehmenszielen beigetragen werden.“

Klare Vorteile einer Mitarbeiterbefragung:

Bessere Entscheidungen treffen – Schaffen Sie mit modernen Mitarbeiterbefragungen eine datengestützte Grundlage für Ihre Organisationsentwicklung und Entscheidungsfindung zur Gewinnung, Verwaltung und Bindung Ihrer Mitarbeiter:innen.

Gezielte Nutzung von Mitarbeiter-Feedback und HR-Daten – Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Stimme und sammeln Sie Feedback zu verschiedenen Themenbereichen, um die Arbeitserfahrung gezielt zu verbessern.

Moderne Datenanalysen einführen – Profitieren Sie von KI-gestützten Verfahren und der Analyse von Wirkungszusammenhängen und generieren Sie passgenaue Handlungsempfehlungen.

Führungskräfte gezielt unterstützen – Ermöglichen Sie datengestützte Führung, um Veränderungen zu begleiten und evaluieren.

Visualisierung des Experience Hubs

Mitarbeiterbefragungen und Folgeprozesse unterstützt von People Analytics und künstlicher Intelligenz – functionHR macht es möglich!

Verfolgen Sie klare Ziele mit Mitarbeiterbefragungen

Das Ziel einer Mitarbeiterumfrage sollte nicht nur sein die Mitarbeiter:innen zu befragen, weil man es halt macht. Das wäre tatsächlich ein Schuss in den Ofen und kann negative Folgen nach sich ziehen.

Moderne Mitarbeiterbefragungen zielen vielmehr darauf ab Veränderungen zu begleiten, Verbesserungen herbeizuführen und eingeführte Maßnahmen zu evaluieren. Mitarbeiterbefragungen sind also ein Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck: Die Ziele erreichen Sie durch Maßnahmen, die aus den Befragungsergebnissen abgeleitet werden und deren Erfolg durch weitere Befragungen evaluiert wird.

Ziele auf einen Blick:

  • Identifizierung von Schwachstellen und Handlungschancen
  • Informationsgewinnung (Zufriedenheit, Betriebsklima, Führungsstil, Feedback)
  • Begleitung von Veränderungsprozessen
  • Verstärkung der Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen
  • Kontrolle/Beurteilung von Arbeitsabläufen
  • Benchmarking, d.h. Erheben von Vergleichsdaten

Bevor eine Befragung aufgesetzt und durchgeführt wird, muss ein klares Ziel definiert werden: warum und wofür dient die Befragung eigentlich?

Folgende Beispiele zeigen wie verschiedene Ziele durch eine Mitarbeiterbefragung verfolgt werden können:

Die Zielsetzung ist die klare Ausgangssituation für die Erstellung passender Fragebögen und die Auswahl geeigneter Analyseverfahren. Beachten Sie außerdem, dass Sie für die Evaluation Vergleichswerte benötigen werden. Dafür bieten sich sowohl externe Industriebenchmarks als auch interne Benchmarks aus vorherigen Befragungen an.

Warum internes Benchmarking besser als externes Benchmarking ist

Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Umfangreiche Excel-Tabellen und monatelange Auswertungen – unternehmensweite Mitarbeiterumfragen sind nicht nur in der Durchführung sondern auch in der Auswertung ein riesiges Projekt. Derartige Analysemethoden sind zeitaufwendig, fehleranfällig und verlagern den Schwerpunkt weg von den eigentlichen Erkenntnissen und erforderten Maßnahmen zur Verbesserung.

Dank des technologischen Fortschritts können moderne Befragungen über eine innovative Softwarelösung abgewickelt werden, welche den Analyseprozess komplett automatisiert ausführt und in einem interaktiven Dashboard in Echtzeit zur Verfügung stellt. So wird der Aufwand für die Personaler durch die Automatisierung nahezu komplett minimiert und die freien Kapazitäten können vollständig für das Zuhören, Lernen und Optimieren verwendet werden. 

Checkliste: Anbieterauswahl Mitarbeiterbefragungssoftware

Fragebogenerstellung. Auswertung und Analyse. Maßnahmenplanung und Folgeprozess. Datenschutz.

Eine moderne Mitarbeiterbefragungssoftware muss einige Kriterien erfüllen.

Die Fragen in dieser Checkliste helfen Ihnen, Anbieter zu vergleichen und die für Sie passende Softwarelösung zu finden!

Erfolgreiche Veränderungsprozesse durch Feedback

Mit der Zielsetzung und Durchführung der Mitarbeiterbefragung ist allerdings nur der erste Schritt zur Besserung getan. Um eine wirklich zielwirksame Veränderung und Verbesserung zu bewirken, müssen analytisch gestützte Folgeprozesse in die Wege geleitet und kommuniziert werden.

KI-gestützte Analyseverfahren in der Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Momentan werden Befragungen hauptsächlich in Excel und mit deskriptiven Analyseverfahren ausgewertet. Um aber wirklich Veränderungsprozesse anzustoßen, müssen Wirkzusammenhänge analytisch abgebildet und konkrete Veränderungspotenziale identifiziert werden.

Mit branchenführenden Analysen auf Basis fortgeschrittener Statistik und künstlicher Intelligenz werden tiefe Einblicke in die Erfahrungswelt, Motivation und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen generiert.

Um derartige Analysen zielführend einzusetzen, müssen auch die Fragebögen auf Basis wissenschaftlicher Forschung und mit speziellem Fokus auf derartige Veränderungsprozesse aufgesetzt sein. So können eine ausreichende Datenbasis erhoben und Wirkzusammenhänge erfasst werden, damit aus dem wertvollen Feedback der Mitarbeiter:innen konkrete Folgemaßnahmen abgeleitet werden.

Die Möglichkeiten der fortgeschrittenen und KI-gestützten Analysen gehen weit über die gewöhnlichen Auswertungsmethoden einer klassischen Mitarbeiterbefragung hinaus. Genau darin liegt das Potenzial, die Stimme der Mitarbeiter:innen mit einem analytischen Blick zu betrachten und fundierte Verbesserung zu erzielen.

Konsequentes Monitoring der Veränderung

Es ist besonders wichtig, dass die Folgeprozesse einer Mitarbeiterbefragung konsequent vorangetrieben werden. Ein stringentes Monitoring der definierten Maßnahmen im Hinblick auf die Zielerreichung sollte zum ganzheitlichen Prozess der Mitarbeiterbefragung dazugehören.

Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren, empfiehlt sich der Einsatz von modernen Befragungsmethoden. Sowohl die Wiederholung der Mitarbeiterbefragung in regelmäßigen Abständen als auch Pulsbefragungen als Zwischenchecks und Begleitung der Veränderungsprozesse bieten sich dafür an. So können Hürden oder Probleme im Veränderungsprozess rechtzeitig identifiziert und behoben werden. Zwischenziele und erreichte Fortschritte werden gemessen und transparent in einem Dashboard an alle relevanten Nutzergruppen ausgespielt.

Industry Insights: Wie datengestütztes Personalmanagement messbar zum Unternehmenserfolg beiträgt

Ziele

Eingesetzte Mitarbeiterbefragungen

  • Optimierte HR-Prozesse
  • Verbesserte Arbeitserfahrung (Employee Experience)
  • Verringerte (Früh)-Fluktuation
  • Onboarding Experience
  • Engagement Surveys
  • Exit Surveys
Erfolgsgeschichte HAI nutzt HAI-PAD für smartes Personalmanagement

HAI Erfolgsgeschichte

Hammerer Aluminium Industries konnte durch den Einsatz von Mitarbeiterbefragungen innerhalb eines Jahres die Frühfluktuation um 45% sowie die Gesamtfluktuation um 25% reduzieren, damit über 1 Million € Fluktuationskosten sparen und ihren Net Promoter Score um 14 Punkte verbessern.

Do's and Don'ts von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen bergen das Nutzenpotenzial durch ein datengestütztes Vorgehen im Personalmanagement konkrete Business Cases zu schaffen. Doch für die korrekte Durchführung müssen einige Aspekte bedacht werden:

DO's: Beachten Sie folgende Tipps

  • Setzen Sie sich ein konkretes Ziel: Was soll mit der Befragung erreicht werden? Nur mit einem konkreten Ziel kann eine systematische Datenerhebung und -auswertung erreicht werden.
  • Legen Sie Wert auf transparente Kommunikation: Transparenz schafft Akzeptanz. Der frühzeitige Dialog mit verschiedenen Stakeholdern erhöht die unternehmensweite Unterstützung und somit auch die Teilnahmequote an der Befragung. Zeitnah nach der Umfrage sollten die Ergebnisse, d.h. sowohl die identifizierten Problemfelder als auch die konkreten Veränderungsmaßnahmen, an alle kommuniziert werden.
  • Binden Sie den Betriebsrat mit ein: Eine frühzeitige und konstruktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat fördert den Erfolg der Befragung und räumt Vorbehalte aus.
  • Beachten Sie den Datenschutz: Leitlinien der DSGVO und ethische Richtlinien bestimmen die datenschutzkonforme Durchführung und Auswertung von Befragung.
  • Holen Sie Rat von Experten für korrektes Analytics hinzu: Experten in Data Analytics und mit umfangreichen HR-Verständnis sollten eine Schnittstellenfunktion einnehmen und die korrekte Datenverarbeitung und -analyse begleiten. So kann der mittel- und langfristige Erfolg der Befragung sichergestellt werden.

DON'Ts: Vermeiden Sie diese Fehler

  • Mitarbeiterbefragungen ohne richtigen Folgeprozess: Befragungen sind ein Zwischenschritt auf dem Weg der Veränderung und Verbesserungen. Verschwinden die Ergebnisse in der Schublade, ohne daraus Maßnahmen abzuleiten und eine Folgeprozess aufzusetzen, führt das zu frustrierten und demotivierten Mitarbeiter:innen.
  • Unzulässige Analysen und Verwendung von KI: Die inkorrekte Ausführung der Analysen und fehlendes Know-How über KI-gestützte Analysemethoden können verheerende Folgen nach sich ziehen.
  • Die Befragung erfolgt nicht anonym und freiwillig: Nicht nur der Datenschutz erfordert Anonymität für die Befragten. Auch der Anspruch an ehrliches Feedback und aussagekräftige Ergebnisse wäre nicht erfüllt, wenn diese Anforderung nicht gegeben wäre.
  • Der Fragebogen ist kompliziert und fehlerhaft: Suggestivfragen, komplizierte Sprache sowie doppelte Verneinungen und einige weitere Hürden müssen in der Erstellung des Fragebogens vermieden und der logische Aufbau der Fragen beachtet werden. Andernfalls leiden die Teilnahme und Auswertung der Daten darunter.

Wir führen Sie eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich durch?

Um die Nutzenpotenziale der Mitarbeiterbefragung ausschöpfen zu können, empfiehlt sich kontinuierlicher 8-Stufen Prozess zur Durchführen, Analyse und Evaluation von Mitarbeiterbefragungen:

Ankerseite MAB mitarbeiterbefragung

8 Schritte zur Durchführung einer modernen Mitarbeiterbefragung

Welche Befragungsmethode passt zu Ihrem Unternehmen?

Je nach Ziel und Kontext der Befragung kommen verschiedene Befragungsformate zum Einsatz. Unterscheidungskriterien sind unter anderem:

  • Zweck der Mitarbeiterbefragung
  • Form der Datenerhebung
  • Art der Stichprobe
  • Themenauswahl
  • Gestaltung der Fragebögen
  • Turnus und Regelmäßigkeit


Je nach Ziel der Mitarbeiterbefragung können verschiedene Befragungsformate gewählt werden:

Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung ist eine systemische Befragung der gesamten Belegschaft. Typischerweise wird sie alle ein bis zwei Jahre durchgeführt und enthält einen recht umfangreichen Fragebogen zu einer Vielfalt von unternehmensrelevaten Themen. Die Ergebnisse sind die Grundlage für die strategische Steuerung und weittragende Unternehmensentscheidungen.

Typische Themenfelder:

  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Mitarbeiterengagement
  • Organisationskultur
  • Geschäftsprozesse
  • Führung
  • Veränderungsprozesse


Diese Art der Mitarbeiterbefragung ist einerseits das am weitesten verbreitete Vorgehen. Es ist ein umfangreiches Projekt und nimmt besonders das aktuelle Stimmungsbild im Unternehmen auf. Unter den Experten wird inzwischen dazu geraten, Mitarbeiterbefragungen regelmäßiger, in kürzeren Abständen und kleineren Häppchen durchzuführen.

Pulsbefragungen / Puls-Checks

Puls-Checks sind ein modernes Befragungsinstrument, welche sich durch eine gewisse Einheitlichkeit, Kürze und Stetigkeit auszeichnen. Mitarbeiter:innen beantworten eine kurze Umfrage zu spezifischen Themen, z.B. Zusammenarbeit in Teams, Zwischenfeedback zu Veränderungsprozessen, Fortschrittmessung laufender Projekte. Auch eine unterjährige Begleitung und Kontrolle des Erfolgs der nach einer unternehmensweiten Befragung implementierten Maßnahmen ist mit Puls-Checks möglich.

Regelmäßige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abständen von drei bis sechs Monaten oder öfter statt und sind ein wertvolles Instrument für die erfolgreiche Unternehmensleitung und ‑steuerung. Allerdings sollten solche Pulse-Checks auch nicht zu oft gemacht werden, um eine Befragungsmüdigkeit unter den Mitarbeiter:innen zu vermeiden.

360-Grad Feedback

Die 360-Grad-Befragung ist auch als Führungskräfte-Feedback bekannt. In einem ganzheitlichen Ansatz wird neben dem Feedback der Mitarbeiter:innen  auch Feedback von Vorgesetzten, der Geschäftsleitung und gegebenenfalls sogar Kunden zur Arbeit einer Führungskraft eingeholt. Zusätzlich macht die Führungskraft eine Selbsteinschätzung zum eigenen Führungsverhalten. So können die Stärken und Schwächen identifiziert und gezielte Trainingsmaßnahmen in die Wege geleitet werden.

Die Candidate Experience wird zunehmend relevanter am kompetitiven Arbeitsmarkt. Mit Bewerberbefragungen erhalten Sie von Ihren Kandidat:innen wertvolles Feedback, wie Sie Ihren Bewerbungsprozess optimieren und langfristig höhere Jobannahmequoten erzielen.

Onboarding-Surveys begleiten die erfolgreiche Integration Ihrer neuen Mitarbeiter:innen. Mit auf den Onboarding-Prozess maßgeschneiderten Befragungen identifizieren Sie, was neuen Mitarbeiter:innen besonders wichtig ist und woran es noch hapert. So stellen Sie sicher, dass die ersten Arbeitserfahrungen Ihrer Mitarbeiter:innen positiv verlaufen und minimieren das Risiko einer Frühfluktuation.

Themenspezifische Befragungen

Weitere Befragungen zu einer Vielfalt von Themen sind denkbar., z.B. 

Exit Surveys sind ein Instrument für Personaler, Kündigungen Ihrer Mitarbeiter:innen zu hinterfragen und Aufschlüsse zu erhalten, warum sie das Unternehmen verlassen. Als Teil des Offboarding-Prozesses stellt die Austrittsbefragung eine wichtige Chance für Unternehmen dar und ist für die Unternehmenskultur sowie für die Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung von großer Bedeutung.

Mit einer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware führen Sie diese und andere Befragungen einfach und effizient durch, erhalten wertvolle Ergebnisse und erfahren, welche Veränderungsprozesse angestoßen werden sollten.

Mitarbeiterbefragung

Ob einmalige Befragung, direktes Feedback oder Continuous Listening – der Experience Hub von functionHR macht es möglich!

Wie auch Sie einen Fragebogen selbst erstellen können

Es ist gar nicht so einfach einen guten Fragebogen aufzusetzen und die richtigen Fragen zu stellen. Bevor in die Formulierung der Fragen gestartet werden kann, sollte das Befragungsziel in seine Bestandteile untergliedert und einzelne Frage auf diese Teilbereiche abgestimmt werden. Die Problemstrukturierung ermöglicht die einzelnen Stellschrauben des Problemfeldes zu finden, an denen bei der anschließenden Maßnahmenableitung angesetzt werden kann. Am besten verwenden Sie eine spezielle Befragungssoftware mit einem Best-Practice Fragenkatalog für verschiedene Themenfelder.

Setzen Sie standardisierte Fragebögen ein

Ein standardisierter Fragebogen ist eine Grundvoraussetzung für zielwirksame Befragungen. Durch eine einheitliche Befragung können Sie alle wichtigen Themenbereiche abdecken und Feedback zu positions- und unternehmensspezifischen Kriterien sowie den Erfahrungen der Mitarbeiter:innen mit dem gesamten Unternehmen einholen, um diese anschließend sinnvoll auswerten zu können.

Die standardisierte und strukturierte Datenerhebung erhöht die Qualität der erhobenen Daten und ermöglicht somit die systematische Auswertung. Nur durch die Vergleichbarkeit der Befragungsergebnisse können aussagekräftige Einblicke und Handlungsimplikationen erhalten werden.

Nutzen Sie sowohl geschlossene als auch offene Fragen

Bei Fragebögen sollten geschlossene Fragen mit skalierten Antworten (zum Beispiel: trifft völlig zu, trifft teilweise zu, trifft eher nicht zu, trifft gar nicht zu) zu den typischen Themenfeldern (z.B. Tätigkeit, Führung, Unternehmenskultur, Austrittsgründe, …) gestellt werden. So können die Antworten objektiv verglichen und bewertet werden.

Offene Fragen, d.h. freie Textfelder, erlauben den Mitarbeiter:innen bei der Beantwortung der Fragen Ihre Meinung frei und ehrlich zu kommunizieren. Derartige qualitative Fragestellung ermöglichen das Einholen von Feedback, das sich nicht auf einer Skala mit einem Mausklick einordnen lässt. Ein wesentlicher Vorteil von Software für die automatisierte Auswertung von Befragungen ist die KI-gestützte Auswertung solcher offenen Fragen. Über Algorithmen für Textanalysen können die Kommentare in Themenbereiche strukturiert und auf das Sentiment analysiert werden. Dadurch erhalten Sie Verbesserungsvorschläge und einen Einblick in die Themen, die Ihre Mitarbeiter:innen beschäftigen, was über geschlossene Fragen nicht möglich wäre.

Laptop Survey mitarbeiterbefragung

Sie möchten wissen, wie ein idealer Fragebogen mit offenen und geschlossenen Fragen am Ende aussehen kann? Machen Sie es sich einfach: Unser Muster Fragebogen ist nur einen Klick entfernt.

Welche Rolle spielt die Auswahl der Software als Feedbackinstrument – in der Datenerhebung und Auswertung des Feedbacks?

Wenn Sie solide Mitarbeiterbefragungen durchführen wollen, dann spielt die Software eine maßgebliche Rolle. Sowohl die Befragungsplattform, um das Feedback zu sammeln, als auch das Analysetool für die Auswertung des Feedbacks.

Funktionen einer modernen Softwarelösung für Mitarbeiterbefragungen

Bei der Auswahl einer Software sollten Sie darauf achten, dass das Befragungs- und Analysetool Ihren Rahmenbedingungen und Anforderungen entspricht. functionHR deckt mit seiner modernen, webbasierten Softwarelösung für die Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen alle notwendigen Funktionen für den gesamten Prozess der Mitarbeiterbefragung ab:

  • Auswahl von Best-Practice Fragebögen aus einem breiten Fragenkatalog über verschiedene Themenbereiche hinweg

  • automatisierter Versand der Teilnahmeeinladungen und Online-Fragebögen im Befragungstool

  • automatisierte, KI-gestützte Analyse des Feedbacks in Echtzeit

  • Kommunikation der Ergebnisse über rollenspezifische Dashboard-Ansichten für alle relevanten Nutzergruppen im webbasierten, interaktiven HR Keyboard

  • Ableitung von konkreten Handlungsmaßnahmen

  • Evaluation der Maßnahmen und Veränderungsprozesse

Darum sollten Sie den Folgeprozess in der Software abbilden

Die größte Herausforderung besteht darin, mit den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragungen auch eine wirklich zielwirksame Veränderung und Verbesserung zu bewirken. Deswegen sollten analytisch gestützte Folgeprozesse nicht nur in die Wege geleitet, sondern auch in der Software abgebildet werden. So lassen sich die HR-Maßnahmen in der Software aus dem Feedback der Mitarbeiter:innen ableiten, im Tool auswählen, tracken und über die Zeit hinweg evaluieren.

Datenschutz – wesentlicher Erfolgsfaktor bei Mitarbeiterbefragungen

In Mitarbeiterbefragungen werden personenbezogene Daten und vertrauliches Feedback gesammelt und verarbeitet. Um eine hohe Teilnehmerquote sicherzustellen, muss unbedingt das Vertrauen der Befragungsteilnehmer:innen gesichert und deren Einwilligung für die Auswertung der Daten eingeholt werden. Generell sollte die Teilnahme an Befragungen freiwillig und anonym ablaufen. Datenmissbrauch und die Rückführung von Antworten auf einzelne Personen müssen verhindert und die Aufklärung über die Zwecke der Datenverarbeitung gegeben sein.

Europäische Vorgaben zum Datenschutz, Datensicherheit und Ethik

Aus gutem Grund bestimmen einige Gesetze die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen und Grenzen für den datenschutzkonformen Einsatz von Mitarbeiterbefragungen.

  • EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • ethische Grundsätze


Selbstverständlich sollten die Datenschutzbeauftragten im Unternehmen von Anfang an in den Planungsprozess der Mitarbeiterbefragung involviert sein. Als professionelle Ansprechpartner und Experten können sie bei der Planung und Umsetzung mit Blick auf die Gesetzeslage und Datenschutzkonformität beraten. Darunter fallen zum Beispiel folgende Aspekte für die datenschutzkonformen Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen:

  • rechtssichere Einwilligungserklärung der Befragten zur Datenverarbeitung
  • Anonymität und Pseudonymisierung von Daten
  • sichere und verschlüsselte Datenübertragung
  • Datenverarbeitung gemäß geltender Gesetze und Richtlinien
  • Transparenz über eingesetzte Analyseverfahren und Algorithmen
  • Zugriffskontrollen

Die Lösung für Datenschutzkonformität – eine Mitarbeiterbefragungssoftware von externen Dienstleistern

Datenschutzthemen können eine heikle Angelegenheit sein, bei der Sie jegliche Fehler vorbeugen und vermeiden sollten. Es ist empfehlenswert die Durchführung, Auswertung, das Hosting der Daten und das Reporting an externe Dienstleister auszulagern. Denn diese Anbieter sind Experten was das korrekte Hosting der Daten, die rechtssichere Analyse und Auswertung sowie die Kommunikation der Ergebnisse angeht. Auch die Anonymität der Teilnehmer:innen und der Datenschutz ist gewährleistet.

Allerdings gibt es bei der Auswahl externer Lösungen auch einiges zu bedenken. Für manchen mag das transatlantische „Privacy-Shield“ Datenschutzabkommen ein Begriff sein. Es hat den Transfer von personenbezogenen Daten zwischen den USA und der EU geregelt, wurde aber vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) am 16. Juli 2020 für ungültig deklariert. Dies wirkt sich im europäischen Raum maßgeblich auf die Beanspruchung und Auswahl von externen Anbietern und deren angemessenes Datenschutzniveau gemäß der DSGVO aus.

Ein professioneller Dienstleister wie functionHR ist auf die datenschutzkonforme Durchführung von Befragungen im europäischen Raum spezialisiert und steht neben der Bereitstellung der Software und Datenverwaltung als Experte zur Verfügung.

Moderne Mitarbeiterbefragung in der New Work Welt

Digital und vollautomatisiert mit functionHR

Dashbord für Personaler im Einsatz

Unsere Experten für Mitarbeiterbefragungen unterstützten Sie gerne, von der Zielfindung über die Umsetzung der Befragung bis zur Ableitung konkreter Handlungsmaßnahmen – sodass Sie sich nicht mit administrativem Aufwand umherschlagen müssen.

Wie rechnet sich eine Mitarbeiterbefragung?

Ob eine Mitarbeiterbefragung teuer ist, liegt nicht nur im Auge des Betrachters, sondern ist vor allem von der Art der Umsetzung und den Folgeprozessen abhängig. Dass die Befragung selbst und die Folgeprozesse, also die Umsetzung der Handlungsempfehlungen und darauffolgende Evaluation und Maßnahmen, zunächst einmal Geld kosten ist Fakt. Befragungen ohne ein konkretes Ziel und Folgeprozess führen nicht nur zu unzufriedenen Mitarbeiter:innen, sondern spielen erfahrungsgemäß den finanziellen Aufwand auch nicht wieder ein. In diesem Fall ist tatsächlich von reiner Verschwendung auszugehen.

Ganz anders sieht es jedoch aus, wenn die wirklichen Problemstellen identifiziert und anschließend behandelt werden. Darunter fallen die typischen Probleme wie Fehlzeiten, Mitarbeiterfluktuation, Bindung, Zufriedenheit oder Motivation. Wenn aufgrund der Mitarbeiterbefragung zum Beispiel die Fluktuation und damit verbundene Fluktuationskosten von nur ein paar Mitarbeiter:innen verhindert werden können, rechnet sich der Business Case recht schnell.

Auch hier liegt jedoch wieder die Herangehensweise, dass der eigentliche Erfolg erst durch die Folge- und Verbesserungsprozesse eintritt, zugrunde. Wer durch Analytics das Feedback der Mitarbeiter:innen systematisch auswertet und einen zielgruppenspezifischen Einblick – zum Beispiel in Abhängigkeit von Standorten, Jobgruppen, Abteilungen – in die Mitarbeitererfahrungen erhält, weiß was zu tun ist. Nur muss das dann auch angegangen und in Maßnahmen übersetzt werden, und daran scheitert leider ein Großteil der Mitarbeiterbefragungsprojekte.

Mitarbeiterbefragung oder eine Schachtel Pralinen – was würden Sie wählen?

Was kostet nun eine Mitarbeiterbefragung? Die konkrete Preisgestaltung ist abhängig von der Art sowie vom Umfang der Befragung. Grob überschlagen sind die Kosten einer regelmäßigen Mitarbeiterbefragung pro Jahr und Mitarbeiter:in vergleichbar mit einer Schachtel Pralinen für jeden der Angestellten. Der Unterschied ist: Mit Mitarbeiterbefragung geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zum Feedback und generieren damit einen messbaren Mehrwert für Ihren Unternehmenserfolg. Einmal im Jahr für die Mitarbeiter:innen eine Schachtel Pralinen zu kaufen verschwindet hingegen nach einigen Tagen effektlos aus dem Gedächtnis.

Falls Sie sich gegen eine Schachtel Pralinen und für eine Mitarbeiterumfrage entschieden haben, zeigen wir Ihnen gerne unsere digitalen Mitarbeiterbefragungen und vollautomatisierten Analyse-Dashboards.

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Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Stimme und nutzen Sie wertvolles Feedback für erfolgreiche Veränderungsprozesse.

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