Mitarbeiterbefragung: Ziele, Auswertung, Software, Datenschutz

Das moderne Feedbackinstrument – alles rund um Mitarbeiterbefragungen

Was bringt eine moderne Mitarbeiterbefragung? Worauf muss ich bei der Erstellung und Durchführung achten? Wie führen die Auswertungen zu wirksamen Veränderungsprozessen?

Hier beantworten wir diese und viele weitere Fragen rund um das Thema. Mit zahlreichen Tipps für die Durchführung und Auswertung der Befragung, einem Best-Practice Musterfragebogen zum Download, wichtigen Hinweisen zum Datenschutz – und vieles mehr.

Inhalte

Hype um moderne Feedbackinstrumente

Was genau hat es auf sich mit der Stimme der Mitarbeiter:innen? Diese kennen wir auch unter dem Begriff der Employee Voice. Immer mehr Unternehmen entdecken das Feedback ihrer Mitarbeiter:innen als Grundlage für die Gestaltung von attraktiven Arbeitsplätzen und konkreten Maßnahmen. Denn am hart umkämpften Arbeitsmarkt haben Talente die freie Wahl. Nicht nur die jungen Generationen sind auf der Suche nach einem Arbeitgeber, bei dem sie sich gewertschätzt fühlen und den Arbeitsalltag aktiv mitgestalten können.

Das Feedback der Mitarbeiter:innen ist also nicht nur ein Hype oder Trend im HR. Es wird ein fester Bestandteil der zukünftigen Arbeitswelt sein. Dafür braucht es moderne Feedbacktools, die den Anforderungen gerecht werden.

Feedback der Mitarbeiter:innen ist der Schlüssel zum Erfolg

In einer Mitarbeiterbefragung werden Mitarbeiter:innen systematisch nach ihren Meinungen und Einstellungen zu verschiedenen Themen befragt, welche für die Unternehmensziele und -strategie relevant sind. Durch die Teilnahme wird konstruktives Feedback gesammelt und die interne Kommunikation gefördert. Befragungen sind bereits ein klassisches Instrument der Personalarbeit. Der Einsatz als modernes Feedbackinstrument erfordert allerdings eine Modernisierung hin zu einem agilen Befragungskonzept.

Ziele und Vorteile einer Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen sind ein Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck: Moderne Mitarbeiterumfragen verfolgen das Ziel Veränderungen zu begleiten, Verbesserungen herbeizuführen und getroffene Maßnahmen zu evaluieren.

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiter:innen sollten nicht einfach befragt werden, weil man es halt macht. Das wäre tatsächlich ein Schuss in den Ofen und kann negative Folgen nach sich ziehen. Bevor eine Befragung aufgesetzt und durchgeführt wird, muss ein klares Ziel definiert werden.

Ziele auf einen Blick:

  • Identifizierung von Schwachstellen und Handlungschancen

  • Informationsgewinnung (Zufriedenheit, Betriebsklima, Führungsstil, Feedback)

  • Begleitung von Veränderungsprozessen

  • Verstärkung der Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen

  • Kontrolle/Beurteilung von Arbeitsabläufen

  • Benchmarking, d.h. Erheben von Vergleichsdaten

Die 4 Vorteile einer Mitarbeiterbefragung

  1. Bessere Entscheidungen treffen: Schaffen Sie eine datengestützte Grundlage für Ihre Organisationsentwicklung und Entscheidungsfindung zur Gewinnung, Entwicklung und Bindung Ihrer Mitarbeiter:innen.
  2. Gezielte Nutzung von Mitarbeiter-Feedback und HR-Daten: Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Stimme und sammeln Sie Feedback zu verschiedenen Themenbereichen, um die Arbeitserfahrung gezielt zu verbessern.
  3. Moderne Datenanalysen einführen: Profitieren Sie von KI-gestützten Verfahren und der Analyse von Wirkungskräften, um passgenaue Handlungsempfehlungen zu generieren.
  4. Führungskräfte gezielt unterstützen: Ermöglichen Sie datengestützte Führung, um Veränderungen zu begleiten und evaluieren.

Durchführung einer Mitarbeiterbefragung in 8 Schritten

Auswahl von moderner Mitarbeiterbefragungs- Software

Die Software spielt eine maßgebliche Rolle für die Durchführung von Online-Befragungen. Digitale Mitarbeiterbefragungen sind eine große Erleichterung für die effiziente Erhebung von Feedback. Das eingesetzte Umfrage-Tool besteht idealerweise aus zwei Komponenten:

1. Befragungsplattform

Feedback sammeln

Visualisierung des Experience Hubs

2. Analysetool

Auswertung des Feedbacks

Visualisierung der Treiberanalyse für effektive Führung

Moderne Befragungen können über eine innovative Softwarelösung abgewickelt werden. Diese führt nicht nur die Befragung sondern auch den Analyseprozess komplett automatisiert durch. Die Ergebnisse werden in einem interaktiven Dashboard in Echtzeit zur Verfügung gestellt. So wird der Aufwand für die Personaler stark minimiert und die freien Kapazitäten können vollständig für das Zuhören, Lernen und Optimieren verwendet werden.

Bei der Auswahl einer Software müssen vorab die Rahmenbedingungen und Anforderungen festgelegt werden. Denn Anbieter für Mitarbeiterbefragungen weisen verschiedene Reifegrade im Hinblick auf die Funktionen ihrer Softwarelösung und Begleitung des gesamten Befragungsprozesses auf.

Ein professioneller Anbieter deckt mit einer webbasierten Softwarelösung für die Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen alle notwendigen Funktionalitäten ab:

  • Auswahl von Best-Practice Fragebögen aus einem breiten Fragenkatalog

  • Automatisierter Versand der Teilnahmeeinladungen und Online-Fragebögen

  • Automatisierte, KI-gestützte Analyse des Feedbacks in Echtzeit

  • Kommunikation der Ergebnisse über rollenspezifische Dashboard-Ansichten für alle relevanten Nutzergruppen im webbasierten, interaktiven Dashboard

  • Ableitung von konkreten Handlungsempfehlungen

  • Evaluation der Maßnahmen und Veränderungsprozesse

Checkliste: Anbieterauswahl Mitarbeiterbefragungssoftware

Checkliste Anbieterauswahl Mitarbeiterbefragung Befragungssoftware

Fragebogenerstellung. Auswertung und Analyse. Maßnahmenplanung und Folgeprozess. Datenschutz. Eine Mitarbeiterbefragungssoftware muss einige Kriterien erfüllen. Diese Checkliste hilft Ihnen, Anbieter zu vergleichen und die für Sie passende Softwarelösung zu finden!

Verschiedene Befragungsmethoden für Mitarbeiterumfragen

Je nach Ziel und Kontext der Befragung kommen verschiedene Befragungsformate zum Einsatz. Unterscheidungskriterien sind unter anderem:

  • Zweck der Mitarbeiterbefragung

  • Form der Datenerhebung

  • Themenauswahl

  • Gestaltung der Fragebögen

  • Turnus und Regelmäßigkeit

Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung ist eine systemische Befragung der gesamten Belegschaft. Typischerweise wird sie alle ein bis zwei Jahre durchgeführt. Ein umfangreicher Fragebogen mit verschiedenen unternehmensrelevanten Themen wird dafür erstellt. Die Antworten sind die Grundlage für die statistische Auswertung, strategische Steuerung und weittragende Unternehmensentscheidungen.

Typische Themenfelder:

  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Mitarbeiterengagement
  • Organisationskultur
  • Geschäftsprozesse
  • Führung
  • Veränderungsprozesse

Diese Art der Mitarbeiterbefragung ist das am weitesten verbreitete Format. Allerdings handelt es sich auch um ein sehr umfangreiches Projekt. Von Experten wird inzwischen dazu geraten, Mitarbeiterbefragungen regelmäßiger, in kürzeren Abständen und kleineren Häppchen durchzuführen.

360-Grad Feedback

Die 360-Grad-Befragung ist auch als Führungskräfte-Feedback bekannt. In einem ganzheitlichen Ansatz wird von einer Vielzahl von Gruppen Feedback gegeben. Darunter die Mitarbeiter:innen, Vorgesetzte, Kollegen und gegebenenfalls sogar Kunden. Zusätzlich macht die Führungskraft eine Selbsteinschätzung zum eigenen Führungsverhalten. So können die Stärken und Schwächen identifiziert und gezielte Trainingsmaßnahmen in die Wege geleitet werden.

Pulsbefragungen / Pulse-Checks

Pulse-Checks sind eine zeitgemäße Form der Mitarbeiterbefragung. Sie zeichnen sich durch eine gewisse Einheitlichkeit, Kürze und Stetigkeit aus. Mitarbeiter:innen beantworten eine kurze Umfrage zu spezifischen Themen, z.B. Zusammenarbeit im Team, Zwischenfeedback zu Veränderungsprozessen oder der Fortschrittsmessung laufender Projekte. Möglich ist auch eine laufende Kontrolle des Erfolgs der implementierten Maßnahmen nach einer unternehmensweiten Befragung.

Regelmäßige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abständen von drei bis sechs Monaten statt. Häufiger sollten sie aber nicht durchgeführt werden, um eine Befragungsmüdigkeit unter den Mitarbeiter:innen zu vermeiden.

Befragungen entlang der Employee Journey

Befragungen kommen vermehrt für die Gestaltung der Employee Experience zum Einsatz. Dabei werden die Erfahrungen der Mitarbeiter:innen an einzelnen Stationen entlang der Employee Journey genauer betrachtet.

  • Bewerberbefragungen

Die Candidate Experience wird zunehmend relevanter am kompetitiven Arbeitsmarkt. Mit Bewerberbefragungen wird Feedback von den Kandidat:innen gewonnen. So kann der Bewerbungsprozess optimiert und der Rekrutierungserfolg gesteigert werden.

  • Onboarding-Befragungen

Onboarding-Surveys begleiten die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter:innen. Mit maßgeschneiderten Befragungen wird identifiziert, was neuen Mitarbeiter:innen besonders wichtig ist und woran es noch hapert. So werden die ersten Arbeitserfahrungen der Mitarbeiter:innen positiv gestaltet und das Risiko einer Frühfluktuation minimiert.

  • Exit-Befragungen

Exit Surveys sind ein Instrument für Personaler, Kündigungen der Mitarbeiter:innen zu hinterfragen und zu erfahren, warum diese das Unternehmen verlassen. Als Teil des Offboarding-Prozesses stellt die Austrittsbefragung eine wichtige Chance für Unternehmen dar. Die Erkenntnisse daraus sind für die Unternehmenskultur sowie für die Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung von großer Bedeutung.

  • Themenspezifische Befragungen

Weitere Befragungen zu einer Vielfalt von Themen sind denkbar. Mit Home-Office-Befragungen wird die Remote Work Experience verbessert. Collaboration Surveys bilden interne Kommunikationsflüsse ab und verbessern die Zusammenarbeit. Change Surveys  begleiten Transformationsprojekte.

Mit einer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware werden all diese Arten der Befragung einfach und effizient durchgeführt. Mitarbeiter:innen erhalten das Gefühl, dass ihre Meinung zählt. Außerdem können aus den Erkenntnissen positive Veränderungen an den einzelnen Stationen der Employee Journey erreicht werden.

Visualisierung des Experience Hubs

Ob einmalige Befragung, direktes Feedback oder Continuous Listening – der Experience Hub von functionHR macht es möglich!

Fragebogenerstellung

Es ist gar nicht so einfach einen guten Fragebogen aufzusetzen und die richtigen Fragen zu stellen. Bevor in die Formulierung der Fragen gestartet werden kann, sollte das Befragungsziel in seine Bestandteile untergliedert werden. Auf diese Teilbereiche werden einzelne Fragen abgestimmt. Daraus wird ein standardisierter Fragebogen mit einem Fragenmix aus geschlossenen und offenen Fragen erstellt. So wird eine Grundlage für die anschließende Datenauswertung und Ableitung von wirksamen Maßnahmen geschaffen.

Standardisierte Befragung

Ein standardisierter Fragebogen ist eine Grundvoraussetzung für eine sinnvolle Befragung. Die strukturierte Datenerhebung erhöht die Qualität der erhobenen Daten. Die Auswertung standardisierter Fragebögen ist effizient und fördert die Vergleichbarkeit. Nur so können aussagekräftige Einblicke und Handlungsimplikationen gewonnen werden. Die Entwicklung eines standardisierten Fragebogens kann mit Vorlagen und Best-Practice Empfehlungen erleichtert werden.

Mitarbeiterbefragung Musterfragebogen

Sie möchten wissen, wie ein idealer Fragebogen mit offenen und geschlossenen Fragen aussehen kann? Machen Sie es sich einfach: Unser Musterfragebogen ist nur einen Klick entfernt.

Geschlossene und offene Fragen

Bei Fragebögen sollten geschlossene Fragen mit skalierten Antworten zu den typischen Themenfeldern gestellt werden. In den standardisierten Fragebogen gehören Fragen zu Themenbereichen wie der Tätigkeit, Führung, Unternehmenskultur oder Kommunikation. So können die Antworten objektiv verglichen und bewertet werden.

Offene Fragen, d.h. freie Textfelder, erlauben den Mitarbeiter:innen bei der Beantwortung der Fragen ihre Meinung frei und ehrlich zu kommunizieren. Solche qualitativen Fragen ermöglichen das Einholen von Feedback, das sich nicht auf einer Skala mit einem Mausklick einordnen lässt. Dadurch ergeben sich konkrete Verbesserungsvorschläge und ein Einblick in die Themen, die die Mitarbeiter:innen beschäftigen. Solche Informationen wären über rein geschlossene Fragen nicht möglich.

Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

Umfangreiche Excel-Tabellen und monatelange Auswertungen: Unternehmensweite Mitarbeiterumfragen sind nicht nur in der Durchführung, sondern auch in der Auswertung ein riesiges Projekt. Manuelle Analysemethoden sind zeitaufwändig, fehleranfällig und meistens werden nur Mittelwerte berechnet. Klassische Auswertungen schaden Unternehmen nicht nur finanziell, sondern verleiten auch zu verheerenden Interpretationsfehlern. In anderen Worten: Deskriptive Analysen allein sind nicht ausreichend für eine tief gehende Interpretation der Ergebnisse.

Arbeitszufriedenheit richtig messen - so sieht ein geeignetes Messinstrument aus.

Die Möglichkeiten von fortgeschrittenen und KI-gestützten Analysen gehen weit über die gewöhnlichen Auswertungsmethoden einer klassischen Mitarbeiterbefragung hinaus. Genau darin liegt das Potenzial, die Stimme der Mitarbeiter:innen mit einem analytischen Blick zu betrachten und Stellhebel zur Verbesserung zu identifizieren. Dabei werden Wirkungskräfte in Bezug auf die Motivation, Arbeitszufriedenheit oder Leistung der Mitarbeiter:innen aufgedeckt.

Befragungen mit eingebauten Folge- und Veränderungsprozessen

Mit der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen ist nur der erste Schritt zur Besserung getan. Im nächsten Schritt müssen analytisch gestützte Folgeprozesse in die Wege geleitet und kommuniziert werden. Ein stringentes Monitoring der definierten Maßnahmen sollte zum ganzheitlichen Prozess dazugehören.

Konsequentes Monitoring der Veränderungen in der Software

Um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren, empfiehlt sich der Einsatz eines modernen Befragungskonzepts. Die Wiederholung der Mitarbeiterbefragung in regelmäßigen Abständen ist wichtig. Auch Pulsbefragungen als Zwischenchecks bieten sich an. So können Hürden oder Probleme im Veränderungsprozess rechtzeitig identifiziert und behoben werden. Zwischenziele und erreichte Fortschritte werden gemessen und transparent in einem Dashboard an alle relevanten Nutzergruppen ausgespielt.

Visualisierung des Experience Hubs

Mitarbeiterbefragungen und Folgeprozesse unterstützt von People Analytics und künstlicher Intelligenz – functionHR macht es möglich!

Datenschutz – ein wesentlicher Erfolgsfaktor

In Mitarbeiterbefragungen werden personenbezogene Daten und vertrauliches Feedback gesammelt und verarbeitet. Um eine hohe Teilnahmequote sicherzustellen, muss das Vertrauen der Befragungsteilnehmer:innen gesichert werden. Deren Einwilligung für die Auswertung der Daten muss gegeben sein. Die Aufklärung über die Zwecke der Datenverarbeitung muss sichergestellt werden. Datenmissbrauch und die Rückführung von Antworten auf einzelne Personen müssen verhindert werden.

Europäische Vorgaben zum Datenschutz, Datensicherheit und Ethik

Einige Gesetze bestimmen die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen und Grenzen für den datenschutzkonformen Einsatz von Mitarbeiterbefragungen.

  • EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Ethische Grundsätze

Selbstverständlich sollten die Datenschutzbeauftragten im Unternehmen von Anfang an in den Planungsprozess involviert sein. Als professionelle Ansprechpartner und Experten können sie bei der Planung und Umsetzung mit Blick auf die Gesetzeslage und Datenschutzkonformität beraten. Darunter fallen zum Beispiel folgende Aspekte für die datenschutzkonforme Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen:

  • Rechtssichere Einwilligungserklärung der Befragten zur Datenverarbeitung
  • Anonymität und Pseudonymisierung von Daten
  • Sichere und verschlüsselte Datenübertragung
  • Datenverarbeitung gemäß geltender Gesetze und Richtlinien
  • Transparenz über eingesetzte Analyseverfahren und Algorithmen
  • Zugriffskontrollen

Die Lösung für Datenschutzkonformität – eine Mitarbeiterbefragungssoftware von externen Dienstleistern

Datenschutzthemen können eine heikle Angelegenheit sein. Es ist empfehlenswert die Durchführung, Auswertung, das Hosting der Daten und das Reporting an externe Dienstleister auszulagern. Denn diese Anbieter sind Experten was den Datenschutz, die rechtssichere Analyse und Auswertung sowie die Kommunikation der Ergebnisse angeht. Auch die Anonymität der Teilnehmer:innen ist so besser gewährleistet.

Allerdings gibt es bei der Auswahl externer Lösungen auch Einiges zu bedenken. Besonders seitdem das transatlantische „Privacy-Shield“-Datenschutzabkommen am 16. Juli 2020 für ungültig deklariert wurde. Es hat den Transfer von personenbezogenen Daten zwischen den USA und der EU geregelt. Dies wirkt sich im europäischen Raum maßgeblich auf die Beanspruchung und Auswahl von externen Anbietern und deren angemessenem Datenschutzniveau gemäß der DSGVO aus.

Privacy Shield Abkommen, Datenschutz im Peronalmanagement

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat das „Privacy Shield“ am 16. Juli 2020 für ungültig deklariert. In diesem Whitepaper klären wir über die Auswirkungen des Rechtsurteils auf den datenschutzkonformen Einsatz von Mitarbeiterbefragungen und People Analytics auf.

Kosten einer Mitarbeiterbefragung

Ob eine Mitarbeiterbefragung teuer ist, hängt vor allem von der Art der Umsetzung und den Folgeprozessen ab. Befragungen ohne ein konkretes Ziel und Folgeprozess führen nicht nur zu unzufriedenen Mitarbeiter:innen, sondern auch zu finanziellen Verlusten. In diesem Fall sind die Ressourcen tatsächlich verschwendet.

Ganz anders sieht es jedoch aus, wenn die wirklichen Problemstellen identifiziert und anschließend behandelt werden. Darunter fallen die typischen Probleme wie Fehlzeiten, Mitarbeiterfluktuation, Bindung, Zufriedenheit oder Motivation. Wer durch Analytics das Feedback der Mitarbeiter:innen systematisch auswertet und einen zielgruppenspezifischen Einblick – zum Beispiel in Abhängigkeit von Standorten, Jobgruppen, Abteilungen – in die Mitarbeitererfahrungen erhält, weiß was zu tun ist. Wenn aufgrund der Analyse zum Beispiel die Fluktuation (und damit verbundene Fluktuationskosten) von nur ein paar Mitarbeiter:innen verhindert werden kann, rechnet sich der Business Case recht schnell. Das Produktionsunternehmen HAI hat zum Beispiel mit Hilfe von Befragungen in nur einem Jahr Einsparungen von Fluktuationskosten im 7-stelligen Bereich erzielt.  

Industry Insights: Wie datengestütztes Personalmanagement messbar zum Unternehmenserfolg beiträgt

Ziele

Eingesetzte Mitarbeiterbefragungen

  • Optimierte HR-Prozesse
  • Verbesserte Arbeitserfahrung (Employee Experience)
  • Verringerte (Früh)-Fluktuation
  • Onboarding Experience
  • Engagement Surveys
  • Exit Surveys
Erfolgsgeschichte HAI nutzt HAI-PAD für smartes Personalmanagement

HAI Erfolgsgeschichte

Hammerer Aluminium Industries konnte durch den Einsatz von Mitarbeiterbefragungen innerhalb eines Jahres die Frühfluktuation um 45% sowie die Gesamtfluktuation um 25% reduzieren, damit über 1 Million € Fluktuationskosten sparen und ihren Net Promoter Score um 14 Punkte verbessern.

DO's: Beachten Sie folgende Tipps

  • Setzen Sie sich ein konkretes Ziel: Was soll mit der Befragung erreicht werden? Nur mit einem konkreten Ziel kann eine systematische Datenerhebung und -auswertung erfolgen.
  • Legen Sie Wert auf transparente Kommunikation: Transparenz schafft Akzeptanz. Der frühzeitige Dialog mit verschiedenen Stakeholdern erhöht die unternehmensweite Unterstützung und somit auch die Teilnahmequote an der Befragung. Zeitnah nach der Umfrage sollten die Ergebnisse, d.h. sowohl die identifizierten Problemfelder als auch die konkreten Veränderungsmaßnahmen, an alle kommuniziert werden.
  • Binden Sie den Betriebsrat mit ein: Eine frühzeitige und konstruktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat fördert den Erfolg der Befragung und räumt Vorbehalte aus.
  • Beachten Sie den Datenschutz: Leitlinien der DSGVO und ethische Richtlinien bestimmen die datenschutzkonforme Durchführung und Auswertung der Befragung.
  • Ziehen Sie Experten für Data Analytics hinzu: Experten in Data Analytics und mit umfangreichem HR-Verständnis sollten eine Schnittstellenfunktion einnehmen und die korrekte Datenverarbeitung und -analyse begleiten. So kann der mittel- und langfristige Erfolg der Befragung sichergestellt werden.

DON'Ts: Vermeiden Sie diese Fehler

  • Mitarbeiterbefragungen ohne richtigen Folgeprozess: Befragungen sind ein Zwischenschritt auf dem Weg zu Veränderungen und Verbesserungen. Verschwinden die Ergebnisse in der Schublade, ohne daraus Maßnahmen abzuleiten und eine Folgeprozess aufzusetzen, führt das zu frustrierten und demotivierten Mitarbeiter:innen.
  • Unzulässige Analysen und Verwendung von KI: Die inkorrekte Ausführung der Analysen und fehlendes Know-How über KI-gestützte Analysemethoden können verheerende Folgen nach sich ziehen.
  • Die Befragung erfolgt nicht anonym und freiwillig: Nicht nur der Datenschutz erfordert Anonymität für die Befragten. Auch der Anspruch an ehrliches Feedback und aussagekräftige Ergebnisse wäre nicht erfüllt, wenn diese Anforderung nicht gegeben wäre.
  • Der Fragebogen ist kompliziert und fehlerhaft: Suggestivfragen, komplizierte Sprache sowie doppelte Verneinungen und einige weitere Hürden müssen in der Erstellung des Fragebogens vermieden und der logische Aufbau der Fragen beachtet werden. Andernfalls leiden die Teilnahme und Auswertung der Daten darunter.

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