Anleitung für People Analytics – 5 Schritte zur Umsetzung

Anleitung für People Analytics – 5 Schritte zur Umsetzung

Wissen Sie, wie Sie People Analytics in Ihrem Unternehmen umsetzen können?

Das Interesse von Unternehmen ist oft groß, die tatsächliche Umsetzung erscheint aber vielen zu komplex—und die Verantwortlichen wissen nicht, wo sie anfangen sollen. So muss es aber nicht sein: Denn wir haben für Sie diese Anleitung für Ihr erstes People Analytics Projekt erstellt.

Anleitung für People Analytics - in 5 Schritten zum Erfolg

Warum brauchen wir People Analytics?

Bevor Sie ein People Analytics Projekt in der Umsetzung starten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, was genau People Analytics ist und welches Ziel Sie damit verfolgen.

Hier mehr erfahren

5 Schritte für People Analytics Projekte

Es gibt fünf wesentliche Schritte für ein erfolgreiches People Analytics Projekt. Für eine praxisorientierte Umsetzung haben wir das I-CAN-Enable Modell als Anleitung entwickelt:

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5 Schritte - Anleitung für People Analytics Projekte

Das Modell ist umsetzungsorientiert und so aufgebaut, dass es die praktischen Herausforderungen von People Analytics Initiativen bestmöglich berücksichtigt. Dabei ist die zentrale Idee des Modells, anhand einer praxisorientierten und agilen Projektstruktur einen spezifischen Business Case aufzubereiten [1].

Hier ist eine kurze Beschreibung der einzelnen Schritte:

1. Schritt: Identifizierung der HR-Herausforderung

Die Identifizierung einer klaren HR-Fragestellung, die zudem auch von betriebswirtschaftlicher oder strategischer Relevanz ist, ist der zentrale Ausgangspunkt für jede People Analytics Initiative.

Was sind Ihre drei drängendsten HR-Probleme und welches davon hat den größten Einfluss auf Ihren Unternehmenserfolg?

Es geht also nicht darum People Analytics einzuführen, weil es DER neue HR-Trend ist.

Es geht auch nicht darum, People Analytics einzuführen, weil alle anderen es machen.

Es geht darum, ein erfolgskritisches Ziel für Ihr Unternehmen zu identifizieren und als Ausgangslage für einen unternehmensspezifischen Business Case zu verwenden.

Fiktives Unternehmen X hat zum Beispiel ein Problem in der Mitarbeiterbindung und extrem hohe Fluktuationskosten. Daher liegt der unternehmensspezifische Business Case darin, die Fluktuation zu verhindern und die Mitarbeiterbindung zu stärken, um das Unternehmenswachstum zu fördern und unnötige Fluktuationskosten zu reduzieren.

Eine konkrete Fragestellung für das People Analytics Projekt im Bereich der Mitarbeiterfluktuation könnte beispielsweise lauten:

  • Aus welchen Gründen verlassen die Mitarbeiter:innen das Unternehmen?

Die direkte geschäftliche Verbindung gibt einerseits eine zielorientierte und zweckgebundene Richtung für das Projekt vor. Zusätzlich stellt sie aber auch sicher, dass die People Analytics Initiative die Aufmerksamkeit des Top-Managements gewinnt und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass entsprechende Finanzierung und Unterstützung von oben gegeben werden.

2. Schritt: Daten, Daten, und noch mehr Daten

Sammlung und Verbindung der erforderlichen Daten

Basierend auf der gewählten HR-Fragestellung wird die erforderliche Datenbasis, welche die benötigten Informationen enthält, ermittelt bzw. erhoben.

Erforderlich ist hier das Signalwort!

Es geht nicht darum so viele Daten wie möglich zu erheben und zusammenzuführen. Das ist tatsächlich eine Fehlannahme, die oft zu einer Abneigung gegenüber People Analytics Projekten führt, um diesen Aufwand zu vermeiden. Vielmehr geht es darum, nur die notwendigen Daten zu sammeln.

Welche Daten sind für die Analyse des konkreten HR-Problems relevant? Welche Daten sind bereits vorhanden und welche müssen noch erhoben werden?

Welche HR-Daten notwendig sind, hängt stark davon ab, welche Analysen durchgeführt werden sollen. Konzentrieren Sie sich auf Datensätze, die zur Lösung des ausgewählten Problems essentiell sind — hier macht sich eine konkret formulierte Fragestellung bezahlt.

Die ausgewählten Daten müssen entsprechend bearbeitet, bereinigt und für die Analyse vorbereitet werden. Etwas sperriger jedoch spezifischer ausgedrückt: um die allgemeine Qualität der Analysen und Ergebnisse sicherzustellen, müssen die Datensätze hinsichtlich der Form (quantitativ, qualitativ), der Qualität (fehlende Werte, Messgüte) und des Quellsystems (technischer Zugang) geprüft werden.

  • Welche technologische Lösung und Anbindungen werden für die Datenintegration benötigt?
  • Welche Analysemethoden sind mit den vorhandenen Daten umsetzbar?
  • Welche Daten müssen noch erhoben oder angelegt werden?

3. Schritt: Das Herzstück des Projektes

Zielgerichtete Datenanalyse

Jetzt geht der Spaß erst richtig los.

Um die Daten zu analysieren, müssen die richtigen Analysemethoden aus der breiten Palette der heute verfügbaren statistischen und maschinellen Analyseverfahren ausgewählt werden.

Welche Analysen sind im Rahmen der vorliegenden Datenstruktur am sinnvollsten für das Analyseziel?

Hierfür ist ein fundiertes Wissen zu geeigneten Analyseverfahren zwingend notwendig. Lassen Sie sich nicht entmutigen und scheuen Sie sich nicht Experten um Unterstützung zu bitten oder sogar einen externen Anbieter für People Analytics hinzuzuholen.

Dabei reichen die Analysen über ein Spektrum von deskriptiven, diagnostischen oder auch prädiktiven Datenanalysen.

Durch die Analyse in diesem Schritt wird also empirische Evidenz in Bezug auf die ursprüngliche Fragestellung geschaffen. Geht es im Unternehmen X also darum, die Gründe für die Mitarbeiterfluktuation zu identifizieren, so helfen hier z.B. Treiberanalysen. Diese sind Verfahren aus der multivariaten Statistik aus dem Bereich des diagnostischen People Analytics, welche Austrittsgründe clusterspezifisch identifizieren und ranken können.

Der Analyseprozess ist mit der spannendste Teil Ihres People Analytics Projekts. Hierbei kann es durchaus passieren, dass ursprüngliche Hypothesen auf den Kopf gestellt werden. Wenn man beispielsweise davon ausgegangen ist, dass schlechte Führungsarbeit der Hauptgrund für eine hohe Fluktuation sei, kann es sein, dass die Ergebnisse deutlich machen, dass es stattdessen an mangelnden Weiterbildungsmöglichkeiten liegt. Vergessen Sie also nicht, mit Neugier an die Sache heranzugehen!

4. Schritt: Das Schiff selbst steuern

Navigation durch die Personendaten, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen

Jetzt kommt der tricky part.

Die Vielfalt der Analysemöglichkeiten verleitet oftmals dazu, dass die eigentliche Zielsetzung außer Augen verloren wird. Dabei bewegen wir uns immernoch im Rahmen des anfangs ausgewählten Business Cases. Mit Hilfe der zielgerichteten Analyse geht es darum durch die HR-Daten zu navigieren, um Erkenntnisse als Informations- und Entscheidungsgrundlage für die konkrete HR-Fragestellung zu erhalten.

Welche Erkenntnisse lassen sich aus den Analysen ziehen? Wie können diese den zuständigen Stakeholdern zur Verfügung gestellt werden?

Nach der Durchführung der Analysen hängt die Durchführbarkeit und der Nutzenwert der People Analytics Initiative von der Fähigkeit ab, die wichtigsten Ergebnisse klar zu visualisieren und an verschiedene interne Interessengruppen zu kommunizieren.

Im Unternehmen X sollten die identifizierten Austrittsgründe z.B. and die zuständigen Führungskräfte zurückgespielt werden. Außerdem sind diese Erkenntnisse ebenso für andere HR-Abteilungen wie die Personalentwicklung oder das Employer Branding wichtig. Und natürlich möchte der CEO ebenso Einblicke erhalten, was vor sich geht und warum Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen.

Hier zeigt die Erfahrung, dass der Einsatz von softwarebasierten Lösungen mit dezentral nutzbaren Analyseoberflächen und präzisen Rollenkonzepten und Zugriffskontrollen wesentlich zur unternehmensweiten Bereitstellung der Informationen beiträgt.

5. Schritt: Die Königsdisziplin des Projekts

Entfalten des Nutzens von datengestütztem Personalmangement

Die Datenerhebung und Analyse bringt nichts, wenn darauf keine aktiven Handlungen folgen!

Die Königsdisziplin besteht also darin, People Analytics als Instrument für das datengestützte und proaktive Personalmanagement zu verwenden.

Welche Handlungsmaßnahmen lassen sich aus den Analysen ableiten?

Der Wettbewerbsvorteil durch People Analytics entsteht vor allem durch die kluge Umsetzung von konkreten Handlungen für Ihr Personalmanagement im Folgeprozess. Entscheidungen können aufgrund der evidenz-basierten Informationsgrundlage getroffen und Personalmaßnahmen zielgruppenspezifisch angepasst werden.

der Nutzenbeitrag von People Analytics entsteht erst, wenn auf die durch die Analysen generierten Erkenntnisse auch konkrete Handlungen und Maßnahmen folgen.
Nutzenbeitrag von People Analytics

Die wahre Wirkung – also der Nutzenbeitrag von People Analytics im Personalmanagement – entsteht nur, wenn auf die durch die Analysen generierten Erkenntnisse auch konkrete Handlungen und Maßnahmen folgen.

Zudem ist dies als ein iterativer Prozess zu verstehen. Das heißt die Aktivitäten, die man unternimmt, sollten ebenfalls wieder durch Datenanalysen auf Ihre Effektivität überprüft werden.

Unternehmen X hat aufgrund der Treiberanalyse erfahren, dass mangelnde Weiterbildungsmöglichkeiten der stärkste Treiber für die
Mitarbeiterfluktuation sind. Daraufhin hat das Unternehmen die Mitarbeiter:innen in einer unternehmensweiten Umfrage um Feedback gebeten. Basierend auf diesen Befragungsdaten wurde im nächsten Schritt die interne Kommunikation über bestehende Trainingsangebote verstärkt sowie zusätzlich eine neue E-Learning Plattform implementiert. Außerdem wurden Führungskräfte dazu angeleitet, Entwicklungsgespräche mit den Mitabeiter:innen zu führen und sie auf entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen aufmerksam zu machen. Im Folgeprozess wird durch weitere Datenanalyse die Einführung dieser Maßnahmen evaluiert.

5 Schritte für die erfolgswirksame Umsetzung Ihrer People Analytics Projekte

Eine ausführliche Anleitung für die Umsetzung Ihrer People Analytics Projekte können Sie hier herunterladen.

Folgen Sie dieser Anleitung für Ihr nächstes People Analytics Projekt

Jedes People Analytics Projekt sollte dieser Struktur folgen, um das volle Nutzenpotenzial zu entfalten und ein spezifisches Anliegen (z.B. Kosten von Mitarbeiterfluktuationen) zu lösen und messbar abzubilden.

Start simple, fail small and learn incrementally!

Schauen Sie sich nicht nur um, was Andere an Analysen durchführen. Reflektieren Sie stattdessen über Ihren unternehmensspezifischen Status Quo, identifizieren Sie eine konkrete Problematik und arbeiten Sie diese fünf Schritte ab.

Gehen Sie die extra Meile und hören Sie nicht mit der Analyse auf. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um proaktiv, zielgerichtet und strategisch zu handeln. Sie werden nicht nur ihre strategischen und betriebswirtschaftlichen Ziele erreichen, sondern auch die Employee Experience Ihrer Mitarbeiter:innen verbessern.

Haben Sie Mut

  • sich in die Thematik einzuarbeiten,
  • Daten auf bedeutsame Weise zu interpretieren,
  • die Erkenntnisse weiterzutragen,
  • zu handeln und
  • die Analysen mit Unternehmenserfolgen in Beziehung zu setzen.

Dabei ist es jederzeit möglich, sich Hilfe von externen Experten zu holen, die mit ihrer Erfahrung und tieferem Verständnis von People Analytics und Big Data auf Ihre Bedürfnisse eingehen können.

Quelle:

[1] Mühlbauer, Daniel (2017). People Analytics: Ein praxisorientiertes Umsetzungsmodell. Handbuch HR-Management: New Work & Arbeiten 4.0. https://handbuch-hr.de/digital-lesen/#p=269