Mitarbeiterbefragung
Ziele, Durchführung & Auswertung
Was bringt eine moderne Mitarbeiterbefragung? Worauf muss ich bei der Erstellung und Durchführung achten? Wie führen die Auswertungen zu wirksamen Veränderungsprozessen?
Hier beantworten wir diese und viele weitere Fragen rund um das Thema. Mit zahlreichen Tipps für die Durchführung und Auswertung der Befragung, einem Best-Practice Musterfragebogen zum Download, wichtigen Hinweisen zum Datenschutz – und vieles mehr.
Was genau hat es auf sich mit der Stimme der Mitarbeiter:innen (auch Employee Voice genannt). Führende Unternehmen nutzen das Feedback ihrer Mitarbeiter:innen als Grundlage für die Gestaltung von attraktiven Arbeitsplätzen. Denn am hart umkämpften Arbeitsmarkt haben Talente die freie Wahl. Nicht nur junge Generationen sind auf der Suche nach einem Arbeitgeber, der attraktive Arbeitsbedingungen bietet.
Das Feedback der Mitarbeiter:innen ist also nicht nur ein Hype oder Trend, sondern fester Bestandteil der künftigen Arbeitswelt.
Feedback der Mitarbeiter:innen ist der Schlüssel zum Erfolg
Inhalt
In einer Mitarbeiterbefragung werden Mitarbeiter:innen systematisch nach ihren Meinungen und Einstellungen zu verschiedenen Themen befragt, welche für die Unternehmensziele und -strategie relevant sind. Durch die Teilnahme wird konstruktives Feedback gesammelt und die interne Kommunikation gefördert. Befragungen sind bereits ein klassisches Instrument der Personalarbeit. Der Einsatz als modernes Feedbackinstrument erfordert allerdings eine Modernisierung hin zu einem agilen Befragungskonzept.
Ziele und Vorteile von Mitarbeiterbefragungen
Mitarbeiterbefragungen sind ein Mittel zum Zweck und kein Selbstzweck: Moderne Mitarbeiterumfragen verfolgen das Ziel Veränderungen zu begleiten, Verbesserungen herbeizuführen und getroffene Maßnahmen zu evaluieren.
Ziele einer Mitarbeiterbefragung
Die Mitarbeiter:innen sollten nicht einfach befragt werden, weil man es halt macht. Das wäre tatsächlich ein Schuss in den Ofen und kann negative Folgen nach sich ziehen. Bevor eine Befragung aufgesetzt und durchgeführt wird, muss ein klares Ziel definiert werden.
Ziele auf einen Blick:
Identifizierung von Schwachstellen und Handlungschancen
Informationsgewinnung (Zufriedenheit, Betriebsklima, Führungsstil, Feedback)
Begleitung von Veränderungsprozessen
Verstärkung der Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen
Kontrolle/Beurteilung von Arbeitsabläufen
Benchmarking, d.h. Erheben von Vergleichsdaten
Die 4 Vorteile einer Mitarbeiterbefragung
- Bessere Entscheidungen treffen: Schaffen Sie eine datengestützte Grundlage für Ihre Organisationsentwicklung und Entscheidungsfindung zur Gewinnung, Entwicklung und Bindung Ihrer Mitarbeiter:innen.
- Gezielte Nutzung von Mitarbeiter-Feedback und HR-Daten: Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine Stimme und sammeln Sie Feedback zu verschiedenen Themenbereichen, um die Arbeitserfahrung gezielt zu verbessern.
- Moderne Datenanalysen einführen: Profitieren Sie von KI-gestützten Verfahren und der Analyse von Wirkungskräften, um passgenaue Handlungsempfehlungen zu generieren.
- Führungskräfte gezielt unterstützen: Ermöglichen Sie datengestützte Führung, um Veränderungen zu begleiten und evaluieren.
Durchführung einer Mitarbeiterbefragung in 8 Schritten
Die Durchführung von Befragungen ist ein mehrstufiges Projekt. Darum empfiehlt sich ein kontinuierlicher 8-Stufen Prozess zur Durchführung, Auswertung und Evaluation.
Auswahl moderner Mitarbeiterbefragungs- Software
Die Software spielt eine maßgebliche Rolle für die Durchführung von Online-Befragungen. Digitale Mitarbeiterbefragungen sind eine große Erleichterung für die effiziente Erhebung von Feedback. Das eingesetzte Umfrage-Tool besteht idealerweise aus zwei Komponenten:
1. Befragungsplattform
Feedback sammeln
2. Analysetool
Auswertung des Feedbacks
Moderne Befragungen können über eine innovative Softwarelösung abgewickelt werden. Diese führt nicht nur die Befragung sondern auch den Analyseprozess komplett automatisiert durch. Die Ergebnisse werden in einem interaktiven Dashboard in Echtzeit zur Verfügung gestellt. So wird der Aufwand für die Personaler stark minimiert und die freien Kapazitäten können vollständig für das Zuhören, Lernen und Optimieren verwendet werden.
Bei der Auswahl einer Software müssen vorab die Rahmenbedingungen und Anforderungen festgelegt werden. Denn Anbieter für Mitarbeiterbefragungen weisen verschiedene Reifegrade im Hinblick auf die Funktionen ihrer Softwarelösung und Begleitung des gesamten Befragungsprozesses auf.
Ein professioneller Anbieter deckt mit einer webbasierten Softwarelösung für die Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen alle notwendigen Funktionalitäten ab:
Auswahl von Best-Practice Fragebögen aus einem breiten Fragenkatalog
Automatisierter Versand der Teilnahmeeinladungen und Online-Fragebögen
Automatisierte, KI-gestützte Analyse des Feedbacks in Echtzeit
Kommunikation der Ergebnisse über rollenspezifische Dashboard-Ansichten für alle relevanten Nutzergruppen im webbasierten, interaktiven Dashboard
Ableitung von konkreten Handlungsempfehlungen
Evaluation der Maßnahmen und Veränderungsprozesse
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Checkliste
Befragungsmethoden für Mitarbeiterumfragen
Je nach Ziel und Kontext der Befragung kommen verschiedene Befragungsformate zum Einsatz. Unterscheidungskriterien sind unter anderem:
Zweck der Mitarbeiterbefragung
Form der Datenerhebung
Themenauswahl
Gestaltung der Fragebögen
Turnus und Regelmäßigkeit
Die unternehmensweite Mitarbeiterbefragung ist eine systemische Befragung der gesamten Belegschaft. Typischerweise wird sie alle ein bis zwei Jahre durchgeführt. Ein umfangreicher Fragebogen mit verschiedenen unternehmensrelevanten Themen wird dafür erstellt. Die Antworten sind die Grundlage für die statistische Auswertung, strategische Steuerung und weittragende Unternehmensentscheidungen.
Typische Themenfelder:
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Mitarbeiterengagement
- Organisationskultur
- Geschäftsprozesse
- Führung
- Veränderungsprozesse
Diese Art der Mitarbeiterbefragung ist das am weitesten verbreitete Format. Allerdings handelt es sich auch um ein sehr umfangreiches Projekt. Von Experten wird inzwischen dazu geraten, Mitarbeiterbefragungen regelmäßiger, in kürzeren Abständen und kleineren Häppchen durchzuführen.
Die 360-Grad-Befragung ist auch als Führungskräfte-Feedback bekannt. In einem ganzheitlichen Ansatz wird von einer Vielzahl von Gruppen Feedback gegeben. Darunter die Mitarbeiter:innen, Vorgesetzte, Kollegen und gegebenenfalls sogar Kunden. Zusätzlich macht die Führungskraft eine Selbsteinschätzung zum eigenen Führungsverhalten. So können die Stärken und Schwächen identifiziert und gezielte Trainingsmaßnahmen in die Wege geleitet werden.
Pulsbefragungen / Pulse-Checks
Pulse-Checks sind eine zeitgemäße Form der Mitarbeiterbefragung. Sie zeichnen sich durch eine gewisse Einheitlichkeit, Kürze und Stetigkeit aus. Mitarbeiter:innen beantworten eine kurze Umfrage zu spezifischen Themen, z.B. Zusammenarbeit im Team, Zwischenfeedback zu Veränderungsprozessen oder der Fortschrittsmessung laufender Projekte. Möglich ist auch eine laufende Kontrolle des Erfolgs der implementierten Maßnahmen nach einer unternehmensweiten Befragung.
Regelmäßige Pulsbefragungen finden idealerweise in Abständen von drei bis sechs Monaten statt. Häufiger sollten sie aber nicht durchgeführt werden, um eine Befragungsmüdigkeit unter den Mitarbeiter:innen zu vermeiden.
Flexibles Pulsing
Fördern Sie eine offene Feedbackkultur und steigern Sie die Reaktionsfähigkeit von HR.
Befragungen kommen vermehrt für die Gestaltung der Employee Experience zum Einsatz. Dabei werden die Erfahrungen der Mitarbeiter:innen an einzelnen Stationen entlang der Employee Journey genauer betrachtet.
- Bewerberbefragungen
Die Candidate Experience wird zunehmend relevanter am kompetitiven Arbeitsmarkt. Mit Bewerberbefragungen wird Feedback von den Kandidat:innen gewonnen. So kann der Bewerbungsprozess optimiert und der Rekrutierungserfolg gesteigert werden.
- Onboarding-Befragungen
Onboarding-Surveys begleiten die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter:innen. Mit maßgeschneiderten Befragungen wird identifiziert, was neuen Mitarbeiter:innen besonders wichtig ist und woran es noch hapert. So werden die ersten Arbeitserfahrungen der Mitarbeiter:innen positiv gestaltet und das Risiko einer Frühfluktuation minimiert.
- Exit-Befragungen
Exit Surveys sind ein Instrument für Personaler, Kündigungen der Mitarbeiter:innen zu hinterfragen und zu erfahren, warum diese das Unternehmen verlassen. Als Teil des Offboarding-Prozesses stellt die Austrittsbefragung eine wichtige Chance für Unternehmen dar. Die Erkenntnisse daraus sind für die Unternehmenskultur sowie für die Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung von großer Bedeutung.
- Themenspezifische Befragungen
Weitere Befragungen zu einer Vielfalt von Themen sind denkbar. Mit Home-Office-Befragungen wird die Remote Work Experience verbessert. Collaboration Surveys bilden interne Kommunikationsflüsse ab und verbessern die Zusammenarbeit. Change Surveys begleiten Transformationsprojekte.
Mit einer intelligenten Mitarbeiterbefragungssoftware werden all diese Arten der Befragung einfach und effizient durchgeführt. Mitarbeiter:innen erhalten das Gefühl, dass ihre Meinung zählt. Außerdem können aus den Erkenntnissen positive Veränderungen an den einzelnen Stationen der Employee Journey erreicht werden.
Sie haben die Möglichkeit zwischen Full- und Selfservice zu wählen. Welche Methode zu Ihnen passt, finden Sie durch die Gegenüberstellung auf unserer Plattformübersicht heraus.
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung
Gesetzlich vorgeschrieben, aber wie umsetzen? Finden Sie es heraus.
Ob einmalige Befragung, direktes Feedback oder Continuous Listening – der Experience Hub von functionHR macht es möglich!
Fragebogenerstellung
Es ist gar nicht so einfach einen guten Fragebogen aufzusetzen und die richtigen Fragen zu stellen. Bevor in die Formulierung der Fragen gestartet werden kann, sollte das Befragungsziel in seine Bestandteile untergliedert werden. Auf diese Teilbereiche werden einzelne Fragen abgestimmt. Daraus wird ein standardisierter Fragebogen mit einem Fragenmix aus geschlossenen und offenen Fragen erstellt. So wird eine Grundlage für die anschließende Datenauswertung und Ableitung von wirksamen Maßnahmen geschaffen.
Standardisierte Befragung
Ein standardisierter Fragebogen ist eine Grundvoraussetzung für eine sinnvolle Befragung. Die strukturierte Datenerhebung erhöht die Qualität der erhobenen Daten. Die Auswertung standardisierter Fragebögen ist effizient und fördert die Vergleichbarkeit. Nur so können aussagekräftige Einblicke und Handlungsimplikationen gewonnen werden. Die Entwicklung eines standardisierten Fragebogens kann mit Vorlagen und Best-Practice Empfehlungen erleichtert werden.
Sie möchten wissen, wie ein idealer Fragebogen mit offenen und geschlossenen Fragen aussehen kann? Machen Sie es sich einfach: Unser Musterfragebogen ist nur einen Klick entfernt.
