14 Ziele von Exit-Befragungen
Oft scheint die Zielsetzung für Exit Interviews einfach und eindeutig: die Gründe der Kündigung der Mitarbeiter:innen sollen erfasst werden.
Geht es in Exit-Befragungen wirklich nur darum, die Austrittsgründe zu erfahren?
Nein. Es geht um so viel mehr!
Eine Reihe von Gründen für die Durchführung von Exit-Befragungen lassen sich in primäre und sekundäre Ziele unterteilen. Während Erkenntnisse rund um den Austritt im Vordergrund stehen, profitiert das Unternehmen von einigen weiteren relevanten Informationen, die mit geringem Aufwand erschlossen werden können. Die Integration von kritischen HR-Themen wie Mitarbeiterbindung, Führungskräfteentwicklung, Employee Experience Management oder Employer Branding zeigen dabei, warum sich Exit-Befragungen lohnen.
Primäre Gründe
Automatisierte Austrittsbefragungen
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Sekundäre/weitere Gründe
Schauen wir uns diese Ziele von Exit-Befragungen im Detail an:
1.
Erfassen der Austrittsgründe auf tiefgründigerem Niveau
Abgesehen vom natürlichen Lauf der Dinge, wie z.B. beim Renteneintritt, liegen oft komplexe Probleme im Unternehmen vor, die Mitarbeiter:innen zur Kündigung bewegen und unerwünschte Mitarbeiterfluktuation verursachen. Dabei gibt es eine Vielzahl von potenziellen Kündigungsgründen und diese sind selten bekannt. Exit-Befragungen sind ein Mittel, um die Kündigungsgründe systematisch zu erheben und einen besseren Einblick in die Vorgänge im Unternehmen zu erhalten.
2.
Zukünftige Austritte verhindern
Die Erkenntnisse aus standardisierten Exit-Befragungen können für die strategische Personalbindung verwendet werden, um ungewollte Kündigungen seitens der Belegschaft zu verhindern. Denn auf Basis der erhobenen Daten können Arbeitgeber Verbesserungsmaßnahmen entwickeln, um gezielt die Mitarbeiterbindung zu stärken und unerwünschte Fluktuation oder die Ausstiegsrate zentraler Arbeitskräfte zu reduzieren.
Mit der Zielsetzung zukünftige Austritte zu vermeiden, können negative Aspekte der Mitarbeiterfluktuation verhindert und reduziert werden. Zum Beispiel:
- Umsatzverlust wegen Kapazitätslücken
- Verlust von personengebundenem Wissen (Wissensmanagement)
- finanzielle Belastung durch Wiederbesetzungs- und Einarbeitungskosten
3.
3.1
Employee Experience (EX) Management
Arbeitserfahrung (EX) der bestehenden Mitarbeiter:innen verbessern
Exit-Befragungen sind eine ideale Möglichkeit, Feedback zu positions- und unternehmensspezifischen Kriterien sowie den Erfahrungen der Mitarbeiter:innen mit dem gesamten Unternehmen einzuholen (Huff/Sturm/Süß, 2020). Es können alle Themenfelder, die normalerweise auch im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen abgefragt werden, abgedeckt werden.
Exit-Befragungen sind also ein einfach umsetzbares Tool, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und die Employee Experience der restlichen Belegschaft zu verbessern, so wie weitere Fluktuation zu verhindern. Schließlich ist es für Unternehmen wichtig, die rekrutierten, integrierten und entwickelten Mitarbeiter:innen und das in ihnen gebündelte Wissen langfristig an das Unternehmen zu binden.
3.2
Exit Experience der austretenden Mitarbeiter:innen
Kommt es trotz aller Bemühungen zu einem Austritt, prägen dabei – zusätzlich zur verbrachten Zeit im Unternehmen – auch die Erfahrungen rund um den Austritt der Mitarbeiter:innen das Bild, das die Mitarbeiter:innen vom Unternehmen behalten und in der Folge in ihrem sozialen Umfeld kommunizieren. Daher ist es erstrebenswert, auch im Prozess des Ausscheidens positive Mitarbeitererfahrungen bzw. eine positive „Exit Experience“ sicherzustellen.
4.
Reporting im Bereich Mitarbeiteraustritte
Das HR-Reporting über die Mitarbeiteraustritte ist die Grundlage für unternehmensweite Transparenz und die Entwicklung von zielführenden Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.
Dieses Ziel kann mit einer HR-Softwarelösung unterstützt werden, um das Reporting für verschiedene Nutzergruppen (beispielsweise Unternehmensleitung, Führungskräfte, Personalentwicklung) zur Verfügung zu stellen und unternehmensübergreifend Nutzen aus den Exit-Befragungen zu ziehen.
5.
Wichtige Kennzahlen (z.B. Weiterempfehlung) verbessern
Auch im Kontext von Austritten gibt es einige Kennzahlen, die gemessen werden sollten mit dem Ziel einen Überblick zu erhalten, Problembereiche zu identifizieren und die Wirksamkeit von Maßnahmen zu evaluieren. Darunter fallen unter anderem die Anzahl der Austritte, die Weiterempfehlungsabsicht, der Net Promoter Score oder auch die Wahrscheinlichkeit einer Rückkehr, welche außerdem ein Indikator für die Stimmung beim Austritt sind. Diese Kennzahlen zu verbessern ist ein übergeordnetes Ziel im Exit Management.
6.
Bessere Positionierung als attraktiver Arbeitgeber / Stärkung der Arbeitgebermarke / Employer Branding
Mit Exit-Befragungen kann neben den Austrittsgründen auch herausgefunden werden, was den Mitarbeiter:innen an ihrer Arbeit gefallen hat. Es geht eben nicht nur darum, kritische Punkte zu behandeln, sondern auch die positiven Aspekte des Arbeitsverhältnisses sind wichtige Informationen. Vielleicht werden verborgene Stärken des Unternehmens entdeckt. Das hilft wiederum dabei, die Arbeitgebermarke zu verbessern und als Argument im Employer Branding einzubringen. So profitieren zum Beispiel auch die Recruiter von den Erkenntnissen aus Exit-Befragungen.
Außerdem wird den austretenden Mitarbeiter:innen mit Exit Surveys und in persönlichen Austrittsgesprächen die Möglichkeit gegeben, Unzufriedenheiten mit dem Arbeitgeber zu kommunizieren. Im Rahmen dieser Exit-Befragungen kann eine vorliegende Problematik noch adressiert und gelöst werden, um einen positiven Eindruck bei den aus den Unternehmen ausscheidenden Mitarbeiter:innen zu hinterlassen.
Dies zahlt auf das Ziel ein die Mitarbeiterbindung auch nach dem Austritt noch zu stärken und austretenden Mitarbeiter:innen als wichtiges Marketing-Tool zu identifizieren. Positive Auswirkungen auf die Art und Weise, wie die ehemaligen Mitarbeiter:innen über das Unternehmen als Arbeitgeber sprechen und das Unternehmen als Arbeitgeber empfehlen, sind zu erwarten. Auch Bewertungen auf Arbeitgeberbewertungsportalen (z.B. kununu) sollten folglich weniger kritisch ausfallen.
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7.
Feedback an die Führungskräfte
Exit-Befragungen liefern wertvolle Einsichten in die Austrittsgründe der austretenden Mitarbeiter:innen. Es ist sicherlich nicht verwunderlich, dass die Führungsqualität, das Vorgesetztenverhalten oder auch das Arbeitsklima im Team einen ausschlaggebenden Effekt auf die Entscheidung zu gehen haben können.
Diese Art von Feedback ist wichtig für Führungskräfte, um Einblicke in den eigenen Verantwortungsbereich zu erhalten, aus dem Feedback zu lernen und den eigenen Führungsstil anzupassen. So kann aus den Exit-Befragungen abgeleitet werden, welche Eigenschaften der Vorgesetzten zu einem geringeren Fluktuationsrisiko führen und als Grundlage für die Führungskräfteentwicklung genutzt werden.
8.
Überarbeitung der Arbeitsorganisation
Die Exit-Befragung ist quasi wie ein kleineres Format der Mitarbeiterbefragung. Denn wie bereits erwähnt sollte der Exit Fragebogen nicht nur die Austrittsgründe erfragen. Im Feedback der Mitarbeiter:innen verbergen sich viele weitere wertvolle Erkenntnisse, welche sich auf eine Vielfalt von HR-Prozessen und HR-Maßnahmen beziehen:
- Tätigkeit und Aufgabenfeld / Zufriedenheit mit der Arbeit
- Berufliche Entwicklung und Förderung
- Persönliche Führung und Führungsqualität / Verhältnis zu Vorgesetzten
- Zusammenarbeit
- Unternehmenskultur / Betriebsklima
- betriebliche Leistungen / Gehalt
- weitere Verbesserungsvorschläge
- …
Exit-Befragungen stellen somit eine wichtige Chance für Unternehmen dar und sind für die Unternehmensstruktur und
-prozesse sowie für die Personalentwicklung und die Mitarbeiterbindung extrem relevant.
9.
Optimierung der Stellenbeschreibung
Eine realistische Stellenbeschreibung und umfangreiche Informationen über die spätere Tätigkeiten sind ein ausschlaggebendes Element im Bewerbungsprozess, um das Fluktuationsrisiko und hohe Fluktuationsraten zu verringern. Daher ist es empfehlenswert, die austretenden Mitarbeiter:innen im Rahmen der Exit-Befragung darum zu bitten den Job zu beschreiben und die benötigten Skills für die Stelle anzugeben. Diese Informationen und das Skill Assessment können an die zuständigen Recruiter weitergeleitet werden, um die Stellenbeschreibung zu optimieren, zielgerichtete Vorbereitungen zu treffen und passende Kandidat:innen zu identifizieren.
10.
Klärung von offenen Fragen
In Exit Interviews sollten offene Fragen geklärt werden und Unklarheiten beseitigt werden, um für beide Seiten eine saubere Trennung sicherzustellen. So kann die Meinung der austretenden Mitarbeiter:innen positiv beeinflusst werden und negative Auswirkungen auf den Ruf des Arbeitgebers verhindert werden.
11.
Abschluss des Arbeitsverhältnisses
Insbesondere das persönliche Exit-Gespräch eignet sich hervorragend als Abschlussgespräch am letzten Arbeitstag oder kurz davor. Im Idealfall haben andere Bestandteile des Offboardings, wie zum Beispiel die Zeugnisübergabe, bereits stattgefunden. So kann das Austrittsgespräch ein offizieller Abschluss des Arbeitsverhältnisses in einem geordneten Austrittsprozess darstellen.
12.
Dank für das geleistete Engagement
Eine offizielle Verabschiedung und Danksagung für die geleistete Arbeit und das Einholen von Feedback über die Zeit im Unternehmen durch strukturierte Exit-Befragungen verleihen den austretenden Mitarbeiter:innen das Gefühl der Wertschätzung und fördern ein positives Auseinandergehen.
13.
Erleichterung eines Wiedereinstiegs
Ehemalige Mitarbeiter:innen stellen für viele Unternehmen eine wachsende Quelle für potenzielle Neueinstellungen dar (Keller et al., 2020). Sogenannte „Boomerangs“ sind bereits mit der Organisation vertraut und sollten insbesondere in Rollen, in denen ein hohes Maß von Koordination erfordert ist, einen Leistungsvorteil aufweisen.
Mit Employee Exit Surveys kann erfragt werden, unter welchen Bedingungen eine Rückkehr zu dem Arbeitgeber in Betracht gezogen werden würde. Insbesondere bei dem Verlust von High Performern sind dies extrem relevante Erkenntnisse.
14.
Erkenntnisse über den Ablauf und Erfahrungen im Offboarding Prozess
Wie bereits in 3.2. erwähnt, ist eine positive Exit Experience im Rahmen eines geordneten Austrittsprozesses wichtig für das Auseinandergehen und damit zusammenhängende Auswirkungen auf das Unternehmen. Deswegen sollte das Exit-Interview auch dafür genutzt werden, Feedback zum Offboarding Prozess einzuholen. So können Erkenntnisse über den Ablauf und Mitarbeitererfahrungen in den einzelnen Touchpoints des Offboardings erhalten werden und der Austrittsprozess gezielt verbessert werden.
Wie erreichen Sie diese Ziele der Exit-Befragungen?
Diese 14 Ziele der Exit-Befragungen zeigen, dass es eine meisterhafte Verschwendung wäre, nur die Austrittsgründe zu erheben. In der Umsetzung eignet sich das persönliche Exit Interview hervorragend für die sozio-emotionalen Aspekte des Offboardings und die sekundären Ziele. Exit Surveys zahlen dagegen besonders auf die primären Ziele ein. Eingebettet in den breiteren Austritts- oder Offboardingprozess helfen diese online Surveys anonymes und ehrliches Feedback einzuholen und aussagkräftige Erkenntnisse aus den Daten abzuleiten.
Quellen:
Huff, J./Sturm, A./Süß, J. (2020): Datengestütztes Employee Experience Management mit People Analytics In: Laske, S./Orthey, A./Schmid, M. (Hrsg.:) Handbuch PersonalEntwickeln, September 2020, Nr. 5.160, Ergänzungslieferung Nr. 257, 1–45.
Keller, J./Kehoe, R. R./Bidwell, M. J./Collings, D. G./Myer, A. (2020): In with the Old? Examining When Boomerang Employees Outperform New Hires. In: Academy of Management Journal. https://doi.org/10.5465/amj.2019.1340
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